Stages UFR LAC

1. Faites valider vos missions de stage et vos compétences visées par mail à votre enseignant référent et transférez le mail à votre gestionnaire pédagogique
2. Réunissez le reste des informations dont vous aurez besoin : Fiche aide saisie convention
3. Saisissez votre convention de stage sur ESUP Stage
4. Quand votre convention est saisie, vous aurez un numéro de convention qui s’affiche en haut de votre récapitulatif. Envoyez un mail à votre gestionnaire de scolarité avec ce numéro, votre nom et votre numéro étudiant afin qu’il ou elle puisse valider pédagogiquement votre convention
5. Une fois la validation pédagogique faite, vous pourrez imprimer votre convention (PDF ou papier) et la faire signer dans l’ordre, par : A. vous, B. votre tuteur professionnel, C. le représentant légal de l’organisme d’accueil, D. votre enseignant référent

6. Une fois ces signatures réunies, vous pouvez renvoyer la convention signée à votre gestionnaire pédagogique. Il ou elle vous renverra la convention signée par toutes les parties. Vous pourrez alors commencer votre stage.

Pour rappel, le stage ne doit pas débuter sans une convention de stage signée par toutes les parties (= validée administrativement).

Pourquoi un avenant ?

Si vous devez modifier votre convention déjà signée par toutes les parties et avant la date de fin de votre stage, il faut faire un avenant.

Ce dernier peut intervenir pour des motifs qui peuvent être : modification des dates de stage (prolongation, rectification), modification de tuteur ou d’enseignant référent, modification des missions, interruption du stage, entre autres. Attention l’avenant ne prend effet qu’après signature de celui-ci par toutes les parties.

Attention, si le stage est déjà terminé, il ne faudra pas faire un avenant mais une nouvelle convention de stage.

Comment faire son avenant ?

• Si votre convention initiale a été établie avant le 31/12/2024, vous devez passer par PStage :
• Si votre convention initiale a été établie après le 01/01/2025, votre avenant doit être saisi sur ESUP Stage

Une convention de stage doit être signée par toutes les parties pour que le stage puisse commencer.

Dans l’ordre, les signataires doivent être :

1. Vous, étudiant
2. Le tuteur professionnel
3. Le représentant légal de l’organisme d’accueil*
4. L’enseignant référent
5. La direction de l’UFR, ou la responsable de scolarité par délégation (cette signature est obtenue après envoi à votre gestionnaire de la convention signée par toutes les parties qui précèdent)

*Il doit y avoir deux signataires différents au sein de votre organisme d’accueil (sauf pour les micro-entreprises), c’est-à-dire que le tuteur professionnel et le représentant légal doivent être deux personnes différentes.

Sujet de stage

Le stage doit être en lien avec votre formation. Les missions doivent être validées par votre enseignant référent pour cette raison.
La seule exception à cette règle est le cas d’un stage dans le cadre d’une césure.

La durée du stage

Le stage doit respecter le calendrier universitaire. C’est-à-dire qu’il doit commencer au plus tôt au 01/09 de l’année en cours (sous réserve d’inscription administrative), et se terminer avant votre jury de fin d’année. En cas de stage long, la majorité du stage doit avoir eu lieu avant le jury de fin d’année.

Un stage doit faire au maximum 924 heures par année universitaire, c’est-à-dire 6 mois à 35 heures hebdomadaires.

Le volume horaire hebdomadaire est normalement de 35 heures par semaine. Cela peut aller jusqu’à 38 heures hebdomadaires si la convention collective de l’organisme le permet.

La gratification et avantages

Simulateur de calcul de la gratification minimum

Pour tous les stages en France, tout stage supérieur à 2 mois à temps plein (à partir de 309h) sont obligatoirement gratifiés. Si la gratification est la somme minimale (4,35€/heure à partir du 01/01/2024), ce n’est pas chargé (= pas de charge pour l’employeur) donc il s’agira du montant net. Pour toutes les gratifications supérieures à ce montant, le différentiel entre le minimum et le montant perçu sera imposé.

Pour tous les stages à l’étranger, la gratification n’est pas due, même pour les stages supérieurs à deux mois.

Concernant les avantages, les stagiaires ont accès aux mêmes avantages que les employés (cantine, tickets restaurants, remboursement navigo, etc.)

Quels sont les documents à fournir à votre gestionnaire pédagogique en plus de votre convention de stage ?

Pour les stages en France :

• Une attestation de responsabilité civile 
• Une copie de la preuve d’adhésion à la sécurité sociale

Pour les stages à l’étranger : 

• Une attestation de responsabilité civile 
• Une copie de la preuve d’adhésion à la sécurité sociale
• Europe : carte européenne d’assurance maladie (Europe), 
• Hors Europe : attestation d’assurance/rapatriement/frais de santé (hors Europe), visas permettant de disposer du statut de stagiaire dans le pays d’accueil

En cas de difficultés durant votre stage, nous vous invitons à contacter sans attendre votre enseignant référent.

En cas de problème(s) grave(s) tel(s) que du harcèlement et/ou des discriminations, vous pouvez saisir le dispositif de signalement d’UPCité : https://u-pariscite.fr/mission-egalites/